Fakten zur E-Mail Archivierung
Seit Anfang 2017 ist die E-Mail-Archivierung in Deutschland Pflicht. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten vollumfänglich, sie bilden die Grundlage zur Pflicht der Archivierung von geschäftlichen E-Mails. Neben den gesetzlichen Vorgaben ist es aber auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll, den E-Mail-Verkehr eines Unternehmens zu archivieren. Auf dieser Seite beleuchten wir sowohl die gesetzliche als auch die unternehmerische Perspektive und erklären aus praktischer Sicht, was für Unternehmen wirklich relevant ist.
E-Mail-Archivierung –
Schutz vor Datenverlust und Entlastung des E-Mail Servers
Im unternehmerischen Umfeld sind E-Mails heutzutage das primäre Kommunikationsmedium. Gleichzeitig ist die digitale Post aber auch anfällig: Datenverlust ist eine Gefahr, derer sich jeder Unternehmer bewusst sein sollte. Gesicherte Mails in PST-Dateien aus Outlook können beispielsweise durch beschädigte Dateien unwiederbringlich verloren gehen. Auch Mitarbeiter, die versehentlich oder absichtlich E-Mails löschen, können so unternehmenskritische Daten vernichten.
Eine automatische Archivierung kann in beiden Fällen Abhilfe schaffen. Zudem kann die Auslagerung älterer E-Mails in ein Archiv den E-Mail-Server entlasten, indem Postfächer so aufgeräumt werden. Unter Umständen kann das bei der Nutzung von Cloud-E-Mail-Diensten sogar die IT-Kosten senken, weil weniger Speicherplatz pro Postfach benötigt wird.
Falsche Umsetzung kann enorme Kosten verursachen
Bei nicht vorhandener oder auch falscher Umsetzung der E-Mail-Archivierung müssen Unternehmen mit hohen Kosten rechnen. Auf der einen Seite durch Strafzahlungen, denn ab sofort muss jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden. In besonders schweren Fällen drohen sogar Gefängnisstrafen von bis zu zwei Jahren. Auf der anderen Seite können auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung immense Kosten verursachen, sofern sie ohne die richtigen Mittel realisiert werden. Denn oft greifen solche Umstrukturierungen in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen sowohl Zeit als auch Geld.
Stellt man sich zum Beispiel einmal vor, auf jedem Arbeitsrechner eines Unternehmens manuell Archivierungssoftware installieren zu müssen, unterbricht das den Workflow und kostet jedes Mal Zeit. Daher ist es durchaus sinnvoll, diese Aufgabe einem Experten anzuvertrauen und auf eine cloudbasierte Lösung zu setzen.
Stolpersteine E-Mail-Archivierung
Ist die Archivierungslösung erfolgreich implementiert, gilt es trotzdem noch einige Dinge zu beachten und intern zu klären. Denn einige E-Mails können, andere müssen, und wieder andere dürfen auf keinen Fall mitgespeichert werden. Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen beispielsweise nicht gespeichert werden. Ein Unternehmen, in dem privater E-Mail-Verkehr gestattet ist, wird nach dem Gesetz automatisch zu einem Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Demnach ist es nicht dazu befugt, die E-Mail-Kommunikation zu überwachen und speichern – es sei denn, es liegt eine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vor. Dies ist jedoch intern zu klären.
Ähnlich verhält es sich mit Bewerbungen, welche in der Regel persönliche Daten der Bewerber enthalten. Da diese jedoch keine Angestellten sind, dürfen die E-Mails mit den Bewerbungsunterlagen ebenfalls nicht gespeichert werden. Und auch der E-Mail-Verkehr mit Betriebs- und Personalräten darf nicht gespeichert werden, da dieser einem besonderen Schutz unterliegt.
Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung
- Geschäftliche E-Mails inklusive Anhänge sind im Sinne des HGB in der Mehrzahl Handelsbriefe und müssen deshalb aufbewahrt werden. Wichtig bei der Archivierung von E-Mails ist ihre Unveränderbarkeit. Die eingehenden Mails sollten also abgespeichert werden, bevor sie den Nutzer erreichen. Nur so ist die Archivierung rechtskonform und revisionssicher.
- Für verschiedene Arten von Dokumenten gelten außerdem verschiedene Aufbewahrungsfristen. In der Regel müssen geschäftliche Korrespondenzen aber zwischen 6 und 10 Jahre lang gespeichert werden. Wer auf Nummer sicher gehen will, speichert alle geschäftlichen E-Mails also für 10 Jahre.
- Da die E-Mail ein originär digitales Dokument ist, muss sie auch im Originalformat vorgehalten werden. Das heißt, es reicht nicht aus, sie auszudrucken und in einem Ordner zu archivieren. Außerdem muss mit der Archivierung eine gewisse Aufbewahrungsqualität gewährleistet werden. Nach dem Gesetz müssen empfangene Handelsbriefe bildlich übereinstimmen und gesendete inhaltlich. Neben der unveränderten und unveränderbaren Archivierung von geschäftlichen E-Mails muss der Zugriff auf die das E-Mail-Archiv außerdem jederzeit möglich sein.
Folgend haben wir die wichtigsten Gesetze zum Thema für Sie zusammengetragen.
GOBD 119 & 121
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten ab dem 01. Januar 2017 als Pflicht. Diese Grundsätze regeln die Form, Aufbewahrungsfrist und Funktion der zu archivierenden E-Mails.
HGB § 238
Zusätzlich geben die im § 238 HGB festgelegten Regeln zur Buchführungspflicht eine Definition der zu archivierenden Dokumente, eine Eingrenzung der von der Archivierungspflicht betroffenen Personen und Institutionen und die Art und Weise der Archivierung vor.
HGB § 257 & AO § 147
Weitere Grundsätze zur Aufbewahrung und den Aufbewahrungsfristen von Unterlagen liefern die Gesetze aus § 257 HGB und § 147 AO. Diese Paragraphen beinhalten Informationen zu den zu archivierenden Dokumenten, den möglichen Medien, die zur Speicherung von Dokumenten herangezogen werden können und der Dauer der Aufbewahrungsfrist.
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