Viele meiner Kunden und Geschäftspartner fragen mich: „Steffan, brauche ich diese E-Mail-Archivierung überhaupt?“ Klar, sage ich dann. Denn ob sie es brauchen ist mittlerweile die falsche Frage. Seitdem die Pflicht zur Archivierung geschäftlicher E-Mails vollumfänglich gilt, muss nämlich jeder archivieren.
Und die Frage sollte vielmehr sein, ob sie es richtig machen.
Aber eins nach dem anderen.
Die natürliche Reaktion auf meine Antwort ist nämlich erstmal immer die gleiche – Warum denn? Zwischendurch kommt auch gerne mal: "Sowas brauchen wir nicht, wir haben keine steuerlich relevanten E-Mails!" Aber die Krux ist ja, dass Sie das erstmal beweisen müssten, wenn ein Finanzbeamter Sie fragt – und wie wollen Sie das tun, wenn Sie kein Archiv haben? Und falls Sie Angebote verschicken und Vertragsunterlagen erhalten, können diese Dokumente unter bestimmten Voraussetzungen auch als steuerrelevant eingestuft werden. Daher ist man nur mit einer rechtssicheren E-Mail Archivierung auf der sicheren Seite. Und abgesehen davon, dass das Gesetz eine revisionssichere Archivierung vorschreibt und Sie so die Vorschriften erfüllen, ergeben sich nämlich noch weitere Vorteile.
Stellen Sie sich doch beispielsweise einmal vor, es werden wichtige E-Mails gelöscht.
Dabei ist es völlig egal, ob diese nun vorsätzlich von einem Mitarbeiter, oder versehentlich beim Tastaturputzen gelöscht werden – weg ist weg. Oftmals bemerkt man das Desaster auch gar nicht sofort, sondern stolpert erst nach Monaten oder Jahren darüber. Und schon haben Sie den Salat: die in der Mail nachträglich vereinbarten Auftragsdetails sind futsch und Sie können sich nicht mehr darauf berufen. Eine denkbar schlechte Ausgangslage, sollte es zum Beispiel einmal zu einem Rechtsstreit mit Lieferanten oder anderen Dienstleistern kommen.
Tja, sage ich dann, und genau dafür ist eine automatische, vorgeschaltete E-Mail Archivierung gut.
Warum automatisch gut ist, erklärt sich quasi von selbst: Der Aufwand des manuellen Speicherns entfällt und Unachtsamkeitsfehler können gar nicht erst passieren. Eine vorgeschaltete Archivierung ist gut, weil sie die E-Mails bereits speichert, bevor sie beim Empfänger eingehen. Damit werden sie so archiviert, wie sie von ihrem Schöpfer abgeschickt wurden – ohne die Möglichkeit, im Nachhinein noch den digitalen Tipp-ex zu schwingen. Stichwort Revisionssicherheit, Sie erinnern sich. Denn auch für den Fall, dass ein Wirtschaftsprüfer Einblick in Ihre Korrespondenzen und Bücher benötigt, sind sie mit einem solchen E-Mail Archiv auf der sicheren Seite.
"Okay, Steffan, das klingt ja nach einer echt vernünftigen Sache" ...
...kommt dann oft als nächstes, „und wie bekomme ich das mit dem Archivieren jetzt hin?“ Wichtig ist auf jeden Fall, dass die E-Mails gespeichert werden, bevor sie auf Ihrem E-Mail Server landen. Das Gleiche gilt auch umgekehrt – Mails sollten also ebenfalls gespeichert werden, nachdem Sie Ihren Server verlassen haben. Also so, wie sie später vom Geschäftspartner gelesen werden, ohne eine Möglichkeit der nachträglichen Veränderung offen zu lassen. Außerdem sollten die Daten redundant und am besten auch an mehreren Orten gesichert sein, sodass das E-Mail Archiv selbst bei unvorhergesehenen Dingen wie Diebstahl, Netzwerkproblemen oder einem Brand absolut sicher ist. Empfehlen würde ich daher immer eine cloudbasierte Archivlösung die in mehreren gesicherten Rechenzentren untergebracht ist. Auch Skalierbarkeit ist dann kein Problem mehr.
Eine andere Frage...
...die ich in diesem Zusammenhang schon oft gehört habe, ist, ob sich eine solche E-Mail Archivierungslösung nicht auch intern regeln lässt. Klar, sage ich dann wieder, natürlich kann das funktionieren, ist aber mit nicht unerheblichem Aufwand und Kosten verbunden. Und Hand aufs Herz – haben Sie wirklich Zeit, sich mit den ganzen Regularien, Software, Hardware sowie Wartung und Kosten zu beschäftigen? Ich bin immer der Meinung, dass man sich in der IT wesentlich sinnvolleren Aufgaben widmen kann. Ein E-Mail Archiv erfordert in der Regel auch eine sehr strenge, performante und gut strukturierte Spam- und Antivirenlösung – ein weiterer Aufwand, der sich intern einfach nicht lohnt.
Noch nicht überzeugt? Nun gut, dann stellen Sie sich einfach folgendes Szenario vor:
Sie haben sich dazu entschlossen, eine automatische und vorgeschaltete E-Mail Archivierung zu nutzen. So weit, so gut. Bevor es jedoch losgehen kann, benötigen Sie ein paar Dinge und müssen einige Vorkehrungen treffen.
- Als erstes benötigen Sie am besten diverse Server, redundanten Storage und eigentlich auch mehrere Serverräume. Außerdem müssen Sie für Sicherheit sorgen, unter anderem mit einer guten Kühlung, Zugriffsschutz und Brandschutz. Hier darf wirklich nichts dem Zufall überlassen werden und daher sind daher sind zwei getrennte Räume auch zwingend notwendig.
- Sobald Sie die benötigte Hard- und Software besorgt und installiert haben, gehen Sie erst einmal in den Testbetrieb und nach ein paar Tagen oder Wochen dann schließlich in Produktion bzw. Livebetrieb. Zu den Anschaffungskosten kommen nun noch Stromkosten hinzu. Ebenso Personal- und Wartungskosten, damit auch immer alles so funktioniert, wie es soll. Nach der Inbetriebnahme sollte die ordnungsgemäße Funktion regelmäßig geprüft werden, um so sicherzustellen, dass die Archive sich bei Bedarf auch wieder zurückspielen lassen. Damit alle Mitarbeiter ihres Unternehmens mit dem neuen System auch umzugehen wissen, bedarf es außerdem häufig Prozessanpassungen und interne Schulungen.
Sie können sich nun hoffentlich vorstellen, wie teuer eine Inhouse-Lösung im Vergleich zu einer Cloud-Lösung ist. Und hier sprechen wir nur von den Anschaffungs- und Betriebskosten, die Sie auf dem Weg hin zu einem betriebsfähigen automatischen E-Mail Archiv erwarten. Folge dessen ist der Personalaufwand bzw. Wartungsaufwand viel höher als die eigentliche Software. Und auch die Hardware ist ein großer Kostenpunkt, der in der heutigen Zeit einfach nicht sein muss.
Die Implementierung eines solchen Systems greift natürlich auch in die normalen Arbeitsabläufe ein, was Zeit und somit wiederum Geld kostet.
Unterm Strich lässt sich also sagen, ...
...dass es für die meisten Unternehmen sinnvoller ist, auf eine cloudbasierte E-Mail Archivierung zu setzen. Natürlich gibt es in einigen Unternehmen auch Szenarien oder bestimmte Richtlinien, die eine cloudbasierte Lösung ausschließen. Meine Erfahrung ist aber, dass die Größe des Unternehmens in der Regel keine Rolle spielt – es hängt immer vom Einzelfall ab.
Über den Autor
Steffan Röpke ist Gründer und Geschäftsführer von Skyfillers. Seit über 15 Jahren ist er im Cloud- & Hosting-Markt mit aktiv. Steffan ist Experte für Aufbau, Betrieb und Einsatz von cloudbasierten Softwarelösungen. In seiner Kolumne hier auf unserer Webseite legt er seine Sichtweise auf verschiedene Themen dar und gibt Tipps rund um die betriebliche IT-Struktur.