MailStore ist eine führende Softwarelösung für die rechtssichere Archivierung von E-Mails, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde und Systeme wie Microsoft 365, Exchange oder Google Workspace unterstützt. Das Archivieren von E-Mails ist entscheidend, da gesetzliche Vorgaben wie GoBD oder DSGVO eine lückenlose, manipulationssichere Speicherung über Jahre erfordern.
MailStore ist somit in zwei Bereichen wichtig. Zum einen hilft dieses Werkzeug beim komplexen Thema Compliance, zum anderen lassen sich potenziell sehr teure Datenverluste leicht vermeiden. Darüber hinaus sorgt die Cloud-Lösung von Skyfillers dafür, dass Unternehmen sich um die nötige technische Infrastruktur keine Gedanken machen müssen.
Was ist MailStore und warum archiviert man E-Mails?
Unternehmen müssen E-Mails grundsätzlich als Geschäftsunterlagen behandeln, da sie Aufträge, Rechnungen oder Verträge enthalten können. Eine professionelle Archivierung vermeidet Bußgelder und erleichtert Audits.
Ohne Archivierung riskieren Firmen den Verlust von Daten durch Löschen oder Hardwarefehler. MailStore sorgt deshalb für die sofortige, automatisierte Übernahme bei Ein- und Ausgang.
MailStore sichert E-Mails zentral, revisionssicher und mit einer Volltextsuche, um im Archiv jederzeit bestimmte E-Mails zu finden. Zugleich reduziert diese Lösung den Speicherbedarf durch eine Komprimierung um bis zu 70 Prozent und schützt vor möglichen Serverausfällen.
Einsatz von MailStore in Unternehmen
Unternehmen integrieren MailStore nahtlos in Outlook oder Web-Interfaces, um Postfächer, öffentliche Ordner und PST-Dateien automatisch zu archivieren. Es eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) mit weniger als 10 bis hin zu deutlich mehr als 1000 Nutzern.
MailStore bietet detaillierte Zugriffsrechte sowie eine schnelle Suche in großen Archiven. Der Administrator konfiguriert Archivierungsregeln, sodass Mitarbeiter einzelne E-Mails direkt aus ihrer gewohnten Umgebung wiederherstellen können, was wiederum die Produktivität steigert.
Vorteile einer Cloud-Lösung
Bei der Cloud-Variante von MailStore übernimmt der jeweilige Anbieter, zum Beispiel Skyfillers, die technische Arbeit im Hintergrund und kümmert sich um Updates und Backups. Bei einer internen Serverlösung müssen Unternehmen diese Aufgaben hingegen selbst erledigen.
Darüber hinaus stehen die monatlichen Kosten für eine Cloud-Lösung fest. Investitionen in eigene Hardware sind nicht nötig, darüber hinaus wird die Ausfallsicherheit in der Regel durch redundante Rechenzentren deutlich verbessert. Bei Bedarf lassen sich Cloud-Lösungen zudem skalieren und so an steigende Mitarbeiterzahlen anpassen.
Kurz gesagt entlasten Cloud-Lösungen also die eigene IT-Abteilung, minimieren interne Zugriffsrisiken und sind innerhalb von wenigen Stunden einsatzbereit. Das ist ideal für Unternehmen ohne eine umfangreiche IT-Infrastruktur, die sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen.