Obwohl es heute viele Arten der Kommunikation gibt, ist die E-Mail für Unternehmen noch immer besonders wichtig. Trotzdem denken die Verantwortlichen längst nicht immer daran, dass E-Mails auch geschäftskritische Daten enthalten können. Diese Daten müssen nicht nur geschützt werden, sondern auch langfristig verfügbar sein.
Die rechtlichen Vorgaben für solche Daten sind in Deutschland vor allem durch die GoBD eindeutig. Für IT-Entscheider ist es deshalb sehr wichtig, die Sicherung von E-Mail-Daten in Ihre IT-Strategie einzubeziehen. Wer auch außerhalb von Deutschland aktiv ist, sollte zudem die Anforderungen in anderen Ländern bedenken.
Aber wie können Unternehmen dafür sorgen, dass geschäftskritische Daten sicher und dauerhaft verfügbar sind? Die Lösung: eine Kombination aus E-Mail-Archivierung und Backup-Lösung. Diese Lösungen verfolgen verschiedene Ziele und ergänzen sich gegenseitig.
E-Mail-Archivierung oder Backup
Ein Backup ist für Unternehmen heute meist schon sehr vertraut. Bei der E-Mail-Archivierung sieht das hingegen ganz anders aus. Aber wo genau liegen die Unterschiede?
Bei der Archivierung von E-Mails sollen die entsprechenden Daten jederzeit verfügbar sein. E-Mails mit Rechnungen, Angeboten oder anderen geschäftlich relevanten Unterlagen müssen laut der GoBD über viele Jahre hinweg manipulationssicher und originalgetreu gespeichert werden. Das ist nur mit einer professionellen E-Mail-Archivierung möglich. Anders als bei einem Backup werden dabei nämlich Kopien sämtlicher E-Mails in einem zentralen Archiv gespeichert, sodass diese sich stets wiederherstellen lassen können. Hochwertige Lösungen lassen sich zudem nahtlos in die vorhandene Infrastruktur integrieren. Die einzelnen Nutzer müssen sich dann über ihre E-Mails gar keine Gedanken machen.
Im Gegensatz dazu geht es bei einem Backup darum, Daten kurz- bis mittelfristig zu sichern. Diese werden regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht, alte Datensätze können dann überschrieben werden. Auf diese Weise wird zum einen der benötigte Speicherplatz reduziert, zum anderen lassen sich die aktuellen Daten im schlimmsten Fall jederzeit wiederherstellen.
Fazit
Allgemein geht es nicht darum, ob man sich für E-Mail-Archivierung oder Backup entscheiden sollte. Vielmehr ist eine Kombination aus beiden Dingen sinnvoll.
Beide Dinge haben schließlich ganz verschiedene Ziele. Bei Backups geht es in erster Linie darum, dass alle Mitarbeiter so schnell wie möglich wieder arbeiten können, wenn Daten gelöscht wurden oder aus anderen Gründen nicht mehr zugänglich sind. Bei der Archivierung von E-Mails geht es im Gegensatz dazu um die manipulationssichere Speicherung der entsprechenden Daten. Im Falle einer Steuerprüfung lassen sich dann zum Beispiel selbst mehrere Jahre alte Rechnungen ganz schnell finden und vorlegen.