Bereits seit dem Jahr 2017 müssen E-Mails aufgrund der rechtlichen Vorgaben in Deutschland archiviert werden. Die Grundlage dafür sind die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Darüber hinaus ist seit Mai 2018 auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wichtig. Im Gegensatz zu den GoBD ist die DSGVO in der gesamten Europäischen Union gültig. Zudem gibt es einen anderen Grund für das sorgfältige Archivieren von E-Mails: Unternehmen und andere Organisationen profitieren häufig im Alltag davon.
Dokumente werden oft als Anhang von E-Mails verschickt. Vertragsunterlagen, Angebote und Rechnungen landen im Posteingang einzelner Mitarbeiter oder werden von diesen versendet. Wird eine E-Mail jedoch – aus Versehen oder absichtlich – gelöscht, landet sie erst im Papierkorb, der aber meist in Intervallen geleert wird.
Das wird meist erst dann bemerkt, wenn es bereits zu spät ist. Kommt es etwa zu einer rechtlichen Auseinandersetzung mit einem Lieferanten, ist eine gelöschte E-Mail, in der Details zum Auftrag zu finden wären, nicht sehr nützlich. Auch bei einer Steuerprüfung kann die Frage nach gewissen E-Mails auftauchen.
Automatisches Archivieren
Im Alltag gibt es eine Reihe von Situationen, in denen ein E-Mail-Archiv nützlich ist. Läuft die Archivierung von E-Mails zudem ganz automatisch ab, muss man sich als Verantwortlicher keine Sorgen machen. Auf diese Weise werden zudem Server entlastet, da ältere E-Mails einfach in das Archiv verschoben werden.
Probleme mit der manuellen Archivierung von Daten, etwa durch die Nutzung von PST-Dateien in Outlook, lassen sich ebenfalls leicht vermeiden. Falls solche Dateien beschädigt werden, sind alle Daten darin nicht mehr wiederherstellbar. Es kann sogar sein, dass solche Dateien von unzufriedenen Mitarbeitern an Wettbewerber weitergegeben oder vollkommen gelöscht werden. Ein automatisches Archiv macht solche Punkte hingegen unmöglich.
Fehler lassen sich vermeiden
Insgesamt ist eine automatische Archivierung aller E-Mails sinnvoll, weil sich auf diese Weise Fehler leicht vermeiden lassen. Alle E-Mails werden nämlich gespeichert, wie sie zuvor geschrieben worden sind. Darüber hinaus werden sie im Archiv gespeichert, sobald sie verschickt oder empfangen wurden – die Mitarbeiter müssen sich um nichts kümmern.
Bei der Nutzung einer Archivlösung in der Cloud profitieren Unternehmen darüber hinaus von anderen Vorteilen. Ein derartiges Archiv kann jederzeit erweitert oder auf andere Weise angepasst werden. Außerdem können Daten bei guten Anbietern an mehreren Orten gespeichert werden.
Natürlich lassen sich interne Lösungen zu diesem Zweck aufbauen, allerdings sind diese in der Regel mit hohen Kosten und viel Aufwand verbunden. Abgesehen vom E-Mail-Archiv ist dafür ein umfangreicher Schutz vor Viren und Spam nötig, damit die Kapazitäten einer internen IT-Abteilung nicht die Grenzen erreichen. Der Vergleich von internen Lösungen mit Angeboten in der Cloud zeigt schnell, dass das Auslagern von entsprechenden Leistungen sehr sinnvoll ist.