Um eine revisionssichere und manipulationssichere E-Mail-Archivierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) umzusetzen, gibt es einige besonders wichtige Maßnahmen. Hier haben wir eine umfangreiche Checkliste zusammengestellt.
Einsatz spezialisierter Archivierungssoftware
KMUs sollten professionelle Lösungen wie MailStore Server oder Securepoint UMA nutzen, die speziell für diese Unternehmen entwickelt wurden und alle rechtlichen Vorgaben (GoBD, HGB, AO, DSGVO) erfüllen.
Diese Softwarelösungen sichern E-Mails inklusive Anhängen automatisch im Originalformat, unveränderbar und mit vollständiger Protokollierung der Vorgänge.
Automatisierte und lückenlose Archivierung
Die Archivierung muss automatisiert erfolgen. Jede ein- und ausgehende (und interne) geschäftsrelevante E-Mail wird unmittelbar nach Versand oder Empfang automatisch archiviert – unabhängig vom Nutzerverhalten.
Manuelle Archivierung ist zu vermeiden, da diese fehleranfällig und nicht revisionssicher ist.
Manipulationsschutz und Unveränderbarkeit
Die Archivierungslösung muss sicherstellen, dass archivierte E-Mails weder unbemerkt verändert noch gelöscht werden können.
Es empfiehlt sich, auf Lösungen zu setzen, die Daten verschlüsselt ablegen und Protokolle für alle Zugriffe und Aktionen führen.
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
Lösungen müssen Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre) und Löschkonzepte gemäß DSGVO unterstützen, z.B. durch automatisierte Löschfristen nach Ablauf der gesetzlichen Speicherpflicht.
Ein lückenloses Nachvollziehen aller Archivierungsvorgänge (Audit Trail) ist verpflichtend.
Zugriffsmanagement und Datensicherheit
Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff auf das Archiv haben, idealerweise sind Zugriffsrechte individuell einstellbar.
Archivsysteme sollten auf sicheren, möglichst standort-redundanten Servern betrieben werden. In der Regel werden Cloud-Lösungen empfohlen, die auf deutschen Servern gehostet werden – so wie es bei Skyfillers der Fall ist.
Effiziente Suche und Wiederherstellung
Die Lösung sollte eine schnelle Suchfunktion und einfache Wiederherstellungsoption bieten, damit die Verantwortlichen in einem KMU im Falle eines Audits oder Nachweises E-Mails umgehend bereitstellen können.
Mitarbeiterschulung und regelmäßige Überprüfung
Mitarbeitende müssen auf jeden Fall zu den Archivierungsrichtlinien und der korrekten Nutzung geschult werden. Außerdem sollten Archivierung und Compliance-Prozesse regelmäßig auf Aktualität und Effizienz geprüft werden.
Fazit
Für KMUs sind moderne, automatisierte E-Mail-Archivierungslösungen der beste Weg, sämtliche rechtlichen und organisatorischen Anforderungen zuverlässig, revisionssicher und manipulationssicher umzusetzen. Sie entlasten die interne IT, minimieren Risiken und sorgen für nachhaltige Unternehmenssicherheit.