Cloud statt Aktenablage, PDF statt Ausdruck, Messenger statt Brief oder Fax: Wo digital gearbeitet wird, braucht es weniger Papier. So auch bei knapp drei Vierteln der deutschen Unternehmen (72 Prozent): 3 von 10 nutzen heute deutlich weniger Papier als noch vor fünf Jahren (32 Prozent), 4 von 10 nutzen immerhin etwas weniger (40 Prozent).
Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung zur Digitalisierung deutscher Büros im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, die unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland durchgeführt wurde. Insgesamt ist der Fortschritt bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse allerdings bescheiden: Während jedes neunte Unternehmen sich hierbei an der Spitze sieht (11 Prozent) und ein Drittel sich als Vorreiter wahrnimmt (37 Prozent), versteht sich immer noch knapp die Hälfte als Nachzügler (49 Prozent).
„Deutsche Unternehmen müssen die Digitalisierung jetzt konsequent vorantreiben, von der Planung in die Umsetzung übergehen und in digitale Kompetenzen und Infrastruktur investieren – nur so sichern sie ihre Zukunftsfähigkeit”, sagt Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom.
Ein erkennbarer Schritt in Richtung digitalisierter Büros ist jedoch die rückläufige Zahl der Aktenordner: Über die Hälfte der Unternehmen hat heute weniger Aktenordner in den Büros stehen als noch vor fünf Jahren (57 Prozent). Immerhin jedes fünfte Unternehmen nutzt sehr viel weniger (20 Prozent), etwa ein Drittel eher weniger (37 Prozent) – ebenfalls ein Drittel hat allerdings unverändert viele Ordner im Regal stehen (34 Prozent). Nur 4 Prozent haben mehr Ordner angeschafft, und lediglich jedes hundertste Unternehmen hat die Anzahl der Aktenordner stark erhöht (1 Prozent).
Zu finden sind die Aktenordner vor allem in drei Abteilungen: Bei fast allen Unternehmen, die sie noch nutzen, gibt es sie in der Personalabteilung (94 Prozent), bei 9 von 10 sind sie nach wie vor in der Buchhaltung oder im Controlling im Einsatz (91 Prozent). Auch in der Geschäftsführung oder dem Management stehen bei 8 von 10 Unternehmen noch Ordner im Schrank (82 Prozent). Etwas weniger häufig, und zwar in je rund zwei Dritteln der Unternehmen, tauchen sie im Kundenservice und Vertrieb (69 Prozent) oder in der Logistik (65 Prozent) auf. In der Produktion oder Fertigung sind sie im Vergleich dazu eher eine Seltenheit (30 Prozent).
Aber warum macht die deutsche Wirtschaft eigentlich den Schritt von analog zu digital? Fast alle Unternehmen digitalisieren Prozesse, um nachhaltiger zu werden (94 Prozent), 9 von 10 möchten auf diese Weise Kosten sparen (92 Prozent). Drei Viertel haben das Ziel, effizienter und transparenter zu arbeiten (77 Prozent), fast ebenso viele wollen ihre Beschäftigten durch Digitalisierungsmaßnahmen entlasten (74 Prozent).
Digitalisierung steigert aber auch Kundennähe und Wettbewerbsfähigkeit: Knapp 9 von 10 Unternehmen wollen durch die Digitalisierung den Anforderungen ihrer Kunden besser gerecht werden (88 Prozent), 85 Prozent möchten ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder steigern. Außerdem nutzen je rund 7 von 10 Unternehmen die Digitalisierung, um sich gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren (74 Prozent) oder dem Fachkräftemangel zu begegnen (65 Prozent). 8 von 10 Unternehmen setzen so aber auch schlichtweg gesetzliche Vorgaben um (82 Prozent).
Ob die Potenziale der Digitalisierung tatsächlich ausgeschöpft werden, hängt dabei maßgeblich von der Führungsriege ab. Lediglich 58 Prozent der Unternehmen sind der Meinung, ihr Management verfüge über die nötige Digitalkompetenz, um die Digitalisierung voranzutreiben.
Mehr Ergebnisse der Befragung gibt es hier.
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