Für Unternehmen sind E-Mails nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Im Schnitt landen pro Tag 26 E-Mails im Posteingang der Mitarbeiter, bei vielen Kollegen sind es sogar noch viel mehr. Darin verstecken sich immer häufiger betrügerische Phishing-Mails oder andere Formen von Cyber-Attacken. Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) fehlen jedoch oft die Ressourcen, um solchen Bedrohungen zu begegnen.
Mit Hilfe von einigen gezielten Maßnahmen lässt sich jedoch die Sicherheit von E-Mails auch in KMUs deutlich steigern. Hier haben wir die wichtigsten Tipps zusammengefasst. Darüber hinaus sind die Experten von Skyfillers natürlich in der Lage, eine umfassende und vor allem maßgeschneiderte Lösung für ein Unternehmen zu erstellen.
Tipp 1: Strenge Vorgaben für Passwörter
Alle Mitarbeiter sollten dazu verpflichtet werden, sichere Passwörter für ihre E-Mail-Postfächer zu wählen und diese zudem regelmäßig zu ändern. Zugleich lohnt es sich, die Gründe dafür zu kommunizieren – schließlich ist der Faktor Mensch bei der IT-Sicherheit allgemein sehr wichtig.
Tipp 2: Guter Schutz vor Spam und Malware
Aus technischer Sicht lässt sich die IT-Sicherheit durch einen hochwertigen Spam- und Virenfilter deutlich verbessern. Dieser kann zudem mit einer zusätzlichen Lösung, der sogenannten Advanced Threat Protection (ATP) ergänzt werden. Das sorgt zugleich für mehr Produktivität – schließlich erhalten die Mitarbeiter dann nur jene E-Mails, die sie wirklich benötigen.
Tipp 3: Kontrolle der E-Mails
Selbst der beste Filter kann nicht jeden Angriff per E-Mail abwehren. Deshalb sollten die Angestellten dafür sensibilisiert werden. Phishing-Mails werden zum Beispiel in der Regel von rätselhaften E-Mail-Adressen verschickt, auch die Analyse der Inhalte sorgt bei genauem Hinsehen oft für Verdacht. Im Zweifelsfall ist es besser, wenn ein Mitarbeiter die IT-Abteilung kontaktiert, bevor Anhänge in einer E-Mail geöffnet werden – so lässt sich ein möglicher Schaden vermeiden.
Tipp 4: Updates nicht nur für die Technik
Natürlich sind regelmäßige Updates der im Unternehmen verwendeten Software enorm wichtig. Auf diese Weise lassen sich schließlich viele Sicherheitslücken so schnell wie möglich schließen. Allerdings sollten auch die Mitarbeiter einbezogen werden. Es reicht nicht aus, wenn diese nur eine einmalige Schulung zum Thema Sicherheit von E-Mails erhalten. Vielmehr sollten diese regelmäßig einen Einblick in die Gefahren für das Unternehmen erhalten, die sich mit Hilfe von Beispielen gut erklären lassen.
Tipp 5: Vorbereitung auf den Notfall
Sollte es – trotz aller Vorsichtsmaßnahmen – zu einem erfolgreichen Cyberangriff kommen, kann sich das einige Tage oder gar Wochen auf die Betriebsabläufe auswirken. Deshalb ist eine schnelle Reaktion wichtig. IT-Verantwortliche sollten genau festlegen, wie E-Mails und andere Daten gesichert werden, damit diese sich so schnell wie möglich wiederherstellen lassen. Speziell für E-Mails gibt es Archivierungslösungen, die zudem aus rechtlichen Gründen ohnehin notwendig sind.
Fazit: Aufmerksamkeit ist entscheidend
Alles in allem gibt es eine Reihe von technischen Möglichkeiten, um E-Mails im Alltag sicherer zu machen. Speziell bei KMUs geht es jedoch weniger darum, ob diese Möglichkeiten wirklich eingesetzt werden. Entscheidend ist vielmehr, dass die Verantwortlichen sich mit dem Thema tatsächlich beschäftigen. Interne Prävention, die Kooperation mit einem zuverlässigen Dienstleister sowie die Auswahl der passenden Hard- und Software sind schließlich wesentlich leichter, wenn sowohl die IT-Verantwortlichen als auch die Geschäftsführung dem Thema offen gegenüber stehen.