Bereits seit einigen Jahren gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Mail-Archivierung. In zahlreichen Unternehmen beschäftigen sich die Verantwortlichen aber trotzdem kaum oder gar nicht mit diesem wichtigen Thema. An dieser Stelle haben wir daher die fünf wichtigsten Fakten rund um die Pflicht zur E-Mail-Archivierung zusammengestellt.
Fakt 1: Nicht nur große Konzerne sind betroffen
Unabhängig von der Größe des Unternehmens müssen E-Mails in der Regel ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Der Grund dafür findet sich in den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern“ (GoBD). Die darin enthaltenen Vorschriften gelten für alle Firmen, unabhängig von der Höhe des Umsatzes oder der Anzahl der Mitarbeiter. Falls in einem Unternehmen also Verträge, Rechnungen oder Angebote per E-Mail versendet werden, dann gelten diese E-Mails als relevant für das Geschäft. Genau wie eine Rechnung in Papierform müssen sie somit im Archiv landen.
Fakt 2: Backups ersetzen das Archiv nicht
Wer regelmäßig Backups vornimmt, sorgt zwar für ein hohes Maß an IT-Sicherheit. Um die Pflicht zur E-Mail-Archivierung zu erfüllen, reichen Backups jedoch nicht aus. Zum einen werden selbst bei regelmäßigen Backups die E-Mails nur täglich oder wöchentlich im Nachhinein gesichert, es fehlen also einige aktuelle E-Mails in der Sicherungskopie. Zum anderen werden alte Daten bei Backups oft überschrieben. Diese werden in der Regel nicht mehr benötigt, da nur die aktuellen Daten gesichert werden müssen. Die Funktionsweise von einem Archiv ist jedoch grundlegend anders – das liegt schon in der Natur der Sache.
Fakt 3: Datenschutz und Pflicht zur E-Mail-Archivierung widersprechen sich
Natürlich gibt es gewisse Hürden, die man hier beachten sollte. Allerdings lassen sich mit Hilfe der entsprechenden Software die Regeln und Einstellungen meistens ganz leicht anpassen. Auf diese Weise werden alle relevanten Punkte rund um den Datenschutz beachtet und zugleich die E-Mails gemäß der rechtlichen Anforderungen archiviert.
Fakt 4: Rechnungen und Co. lassen sich auch einfach ausdrucken
Oben wurden schon die GoBD angesprochen. Diese besagen, dass Unternehmen ihren gesamten Geschäftsprozess archivieren müssen. Dazu zählen neben einer Rechnung auch noch weitere relevante Informationen, zum Beispiel Anfragen, die sich auf ein Angebot beziehen, Lieferbelege oder Rücksprachen zu bestimmten Projekten. Zudem dürfen die Belege laut der GoBD nur im Originalformat archiviert werden. Wenn die Informationen also per E-Mail ausgetauscht wurden, dann müssen diese auch digital archiviert werden. Dabei müssen natürlich auch die angehängten Dateien im Original erhalten bleiben.
Fakt 5: Interne Archive sind komplex
Natürlich können Unternehmen eine interne Lösung erstellen. Allerdings führt das vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen in der Regel zu einem enormen Aufwand. Dafür fehlen jedoch meist die Kapazitäten, schließlich ist das Kerngeschäft viel wichtiger. Darüber hinaus spielt die Skalierbarkeit eine große Rolle. Falls in einigen Jahren der benötigte Speicherplatz deutlich größer ist, sollte das keine Probleme verursachen.
Abgesehen von der benötigten Hardware muss auch der Zugang geregelt werden. Das Archiv sollte sowohl für die eigenen Kollegen als auch für externe Nutzer jederzeit leicht erreichbar sein. Das ist zum Beispiel bei einer Steuerprüfung nötig, die früher oder später in jedem Unternehmen vorgenommen wird.
All diese Aspekte lassen sich mit Hilfe von Lösungen realisieren, die Dienstleister wie Skyfillers im Angebot haben. Zudem sind solche Lösungen in der Regel wesentlich günstiger als eine interne Lösung, die nicht nur bei der Einrichtung, sondern auch im laufenden Betrieb personelle und finanzielle Ressourcen erfordert.