Die Verschlüsselung von E-Mails ist kompliziert und teuer – zumindest gehen viele Verantwortliche in Unternehmen davon aus. Aber ist das in der Praxis wirklich so? Auf keinen Fall. Deshalb haben wir hier fünf oft gehörte Irrtümer rund um die Verschlüsselung von E-Mails aufgelistet und genau erklärt.
1. Die Verschlüsselung von E-Mails ist für mich nicht relevant
Selbstverständlich kann man das Thema einfach ignorieren, indem man für die eigene Firma davon ausgeht, dass eine Verschlüsselung gar nicht benötigt wird. Sobald jedoch personenbezogene Daten mit Hilfe von E-Mails versendet werden, sollte man gut darüber nachdenken. Und bei welchem Unternehmen wäre das nie der Fall? Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat darüber hinaus dafür gesorgt, dass die entsprechenden Vorschriften mittlerweile sehr strikt sind.
2. In der Praxis ist das Verschlüsseln kompliziert und teuer
Natürlich ist es nicht besonders einfach, wenn man sich selbst um alle nötigen Details kümmern muss, während das Kerngeschäft weiterhin betreut werden soll. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen haben oft nicht die nötigen Ressourcen innerhalb der IT-Abteilung – wenn es überhaupt eine solche Abteilung gibt. Viele Dienstleister haben in diesem Bereich jedoch günstige und vor allem leicht zu bedienende Alternativen im Angebot. Auf diese kann man ebenfalls zurückgreifen, um eine möglichst einfache Variante zu finden.
3. Bei den Empfängern sorgt die Verschlüsselung von E-Mails für Probleme
Vor allem im privaten Umfeld wird die Verschlüsselung von E-Mails noch sehr selten genutzt. Allerdings gibt es durchaus eine Reihe von Alternativen, durch die auch private Empfänger die Gelegenheit haben, E-Mails zu lesen, die verschlüsselt verschickt wurden. Solche Nachrichten können zum Beispiel über ein sicheres Onlineportal eingesehen werden.
4. Man benötigt auf allen Geräten spezielle Plug-ins oder Apps
Dieser Aspekt gilt bei modernen E-Mail-Clients schon lange nicht mehr. Darüber können E-Mails nämlich mit nur einem Klick verschlüsselt werden, wenn das nötige Gateway eingesetzt wird. Wie das im Alltag genau abläuft, können Dienstleister wie Skyfillers mit Blick auf ihre eigenen Lösungen schnell erklären. Kurz gesagt müssen Mitarbeiter jedoch keinen Mehraufwand befürchten, wenn sie im Alltag verschlüsselte E-Mails verschicken wollen.
5. Eine Archivierung ist nicht mehr möglich
Natürlich muss ein System für das Archivieren von E-Mails die einzelnen Nachrichten lesen können, um diese zu indizieren. Das ist nötig, damit sich das Archiv später leicht durchsuchen lässt, wenn man eine bestimmte E-Mail sucht. Dieses Problem tritt jedoch nicht auf, wenn zwischen der Archivierung und dem E-Mail-System ein sogenannter Proxy eingefügt wird. Dieser sorgt – kurz gesagt – dafür, dass sich E-Mails auch verschlüsselt archivieren lassen, die dann jedoch trotzdem über die Suchfunktion relativ leicht gefunden werden können.