E-Mails sind im Geschäftsalltag nach wie vor unverzichtbar. Zudem arbeiten aktuell rund ein Viertel aller Beschäftigen in Deutschland von zu Hause aus – dadurch werden viele zusätzliche E-Mails versendet. Deshalb ist die Sicherheit in diesem Bereich enorm wichtig. Gerade Anhänge können jedoch problematisch sein. Hier haben wie die fünf wichtigsten Gründe für den Verzicht oder zumindest für das Einschränken von Anhängen bei E-Mails aufgelistet.
1. E-Mails lassen sich nicht mehr verändern
Wer schon einmal in großer Eile war und dabei die falsche Adresse in einer E-Mail eingegeben hat, kennt das Problem. Nicht immer landen Inhalte bei Empfängern, die diese auch tatsächlich lesen sollen. In den meisten Fällen lässt sich das zwar schnell wieder korrigieren, es kann jedoch auch enorme Probleme mit sich bringen. Wenn etwa vertrauliche Dokumente oder wichtige Verträge in die falschen Hände gelangen, kann das enorme finanzielle Schäden verursachen. Eine bessere Alternative sind daher Links, über die man Dateien einsehen oder herunterladen kann. Hier lassen sich Zugriffsberechtigungen jederzeit wieder ändern.
2. E-Mails landen im Spam-Ordner
Für viele Spamfilter sind Anhänge ein Problem. Oft werden E-Mails als gefährlich markiert oder landen sofort im Spam-Ordner. Wer gerade auf wichtige Dokumente wartet und keinen Blick in diesen Ordner wirft, bekommt schnell Probleme. Bei integrierten Links, über die man sich Dateien online ansehen oder herunterladen kann, werden diese Probleme hingegen minimiert.
3. Größe von Dateien ist begrenzt
Bei reinen Textdokumenten kommt es aufgrund der Größe eher selten zu Problemen. Wenn diese jedoch Fotos oder Grafiken enthalten oder wenn man Präsentationen teilen will, sieht es schon ganz anders aus. Schnell erreichen Dateien nämlich eine Größe, die sich nicht mehr ohne weiteres per E-Mail teilen lässt. Vielleicht ist es von der eigenen Firmenadresse sogar möglich, die E-Mail zu verschicken – beim Empfänger kommen große Dateien hingegen aufgrund von internen Richtlinien nicht an. Auch hier bieten sich als Alternative Cloudlösungen oder Onlinedienste an.
4. Empfang lässt sich kaum verfolgen
Grundsätzlich kann man beim Verschicken von E-Mails zwar eine Empfangsbestätigung anfordern, in der Praxis wird diese jedoch von vielen Empfängern abgelehnt. Zudem weiß man dann noch immer nicht, ob die angehängte Datei tatsächlich geöffnet wurde. Alternativ dazu gibt es spezielle Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Diese verschicken zum Beispiel Benachrichtigungen, sobald eine Datei per Link aufgerufen und heruntergeladen wurde. So kann man zwar nicht sehen, ob das Dokument wirklich gelesen wurde, aber immerhin nachverfolgen, wer es heruntergeladen hat.
5. Lokaler Speicher ist begrenzt
Obwohl Speicherplatz heute deutlich günstiger als noch vor wenigen Jahren ist, ist der Platz bei normalen E-Mail-Konten schnell ausgelastet, wenn man viele Anhänge verschickt und erhält. Das kann sich sogar negativ auf die Leistung des E-Mail-Programms auswirken. Gerade bei Unternehmen mit einem hohen Datenaufkommen sind deshalb Cloud-Lösungen für das Teilen von Dokumenten unverzichtbar.