Die gesetzlichen Vorgaben für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung gelten schon seit einigen Jahren. Trotzdem kennen rund drei Viertel der Mitarbeiter in Kleinunternehmen in Deutschland diese Vorgaben noch nicht. Das ist das wichtigste Ergebnis einer aktuellen Befragung, die das Portal YouGov durchgeführt hat. Teilnehmer waren mehr als 500 Beschäftigte aus deutschen Unternehmen mit nicht mehr als 50 Mitarbeitern.
Vor allem mit alten E-Mails gehen die Befragten recht pragmatisch um, ohne sich dabei um die rechtlichen Vorgaben Gedanken zu machen. Bei 39 Prozent der Befragten bleiben die E-Mails einfach im Postfach, einfach gelöscht werden die Mails bei 37 Prozent der Befragten. Ein externes Medium wird nur bei 17 Prozent für die Archivierung verwendet.
Natürlich ist es nicht die Aufgabe der einzelnen Mitarbeiter, sich über die rechtssichere E-Mail-Archivierung Gedanken zu machen. Allerdings sollten diese durch die Verantwortlichen im Unternehmen durchaus darauf aufmerksam gemacht werden. Im Idealfall funktioniert die Archivierung dann ohne zusätzlichen Aufwand und ganz automatisch. Hosting-Anbieter wie Skyfillers haben zu diesem Zweck spezielle Lösungen im Portfolio. Diese lassen sich ohne Probleme in den Arbeitsalltag integrieren.
Mögliche Konsequenzen
Wenn Unternehmen die geschäftliche Korrespondenz nicht oder falsch archivieren, kann das Folgen haben. Viele der Befragten sind sich dieser Probleme durchaus bewusst. Mehr als jeder Fünfte Teilnehmer der Studie geht zum Beispiel davon aus, dass die eigene Art der Archivierung bei einer Steuerprüfung beanstandet werden dürfte.
Solche Probleme lassen sich jedoch ganz einfach umgehen. Das gilt auch für den Verlust von wichtigen E-Mails, die von Mitarbeitern versehentlich – oder sogar absichtlich – gelöscht werden. Solche E-Mails lassen sich mit Hilfe eines Archivs schnell und einfach wiederherstellen. Im besten Fall spart das viel Arbeit und hohe Kosten, zudem halten sich die monatlichen Ausgaben für ein E-Mail-Archiv, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht, durchaus in engen Grenzen.
Auch in den kommenden Jahren dürfte die rechtssichere E-Mail-Archivierung kaum an Bedeutung verlieren. Im Alltag werden zwar mittlerweile viele Wege für die interne und externe Kommunikation genutzt. Gerade für das Verschicken von Rechnungen, Angeboten oder anderen relevanten Dokumenten bleibt die E-Mail jedoch auch weiterhin das wichtigste Medium.