E-Mails zu verschlüsseln ist teuer und kompliziert – das jedenfalls denken die Verantwortlichen in vielen Unternehmen. Aber muss das wirklich so sein? Hier haben wir fünf häufige Irrtümer rund um die E-Mail-Verschlüsselung zusammengefasst.
1. Irrtum: Ich benötige keine E-Mail-Verschlüsselung
Natürlich kann man das Thema erst einmal umgehen, wenn man davon ausgeht, dass im eigenen Unternehmen keine E-Mails verschlüsselt werden müssen. Falls jedoch personenbezogene Daten per E-Mail verschickt werden, ist das sehr wohl der Fall – und welches Unternehmen kann schon von sich behaupten, dass das nicht der Fall ist? Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind zudem die Vorschriften noch einmal strenger geworden.
2. Irrtum: Die Umsetzung ist teuer und kompliziert
Wenn man sich selbst um alle Aspekte kümmern möchte, dann kann das gut sein. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es in der Regel keine großen IT-Abteilungen, in denen das entsprechende Fachwissen oder die nötigen Ressourcen vorhanden sind. Allerdings gibt es längst einfache und günstige Alternativen, die von Dienstleistern angeboten werden, die sich unter anderem auf dieses Thema spezialisiert haben.
3. Irrtum: Die Empfänger von E-Mails können nichts damit anfangen
Gerade bei Privatpersonen ist die E-Mail-Verschlüsselung sehr selten. Es gibt jedoch durchaus alternative Lösungen, über die auch privaten Empfängern die Möglichkeit eingeräumt wird, verschlüsselte E-Mails zu empfangen. Ein Beispiel dafür ist ein sicheres Onlineportal, in dem die Nachrichten abgeholt werden können.
4. Irrtum: Auf allen Geräten sind eigene Plug-ins nötig
Für moderne Versionen von E-Mail-Clients gilt dieser Aspekt längst nicht mehr. Hier lassen sich E-Mails nämlich einfach per Mausklick verschlüsseln, wenn ein entsprechendes Gateway genutzt wird. Wie das genau funktioniert, können spezialisierte Dienstleister umfassend erklären. In der Praxis bedeutet es allerdings für die Mitarbeiter, dass die Verschlüsselung von E-Mails keinen Mehraufwand bei der täglichen Arbeit bedeutet.
5. Irrtum: Das Archivieren von E-Mails ist nicht mehr möglich
Um die einzelnen Nachrichten indizieren zu können, muss ein System zur Archivierung von E-Mails diese im Klartext lesen können. Allerdings lässt sich das Problem umgehen, indem ein Proxy zwischen Archivierung und E-Mail-System geschaltet wird. So lassen sich die E-Mails verschlüsselt archivieren, können aber mit Hilfe der Suchfunktion später trotzdem ganz einfach gefunden werden.