Die E-Mail-Archivierung ist schon seit einigen Jahren Pflicht – trotzdem beschäftigen sich die Verantwortlichen in vielen Unternehmen nur sehr zögerlich mit diesem Thema. Hier haben wir deshalb sechs häufige Irrtümer zusammengestellt, denen wir immer wieder begegnen.
1. Irrtum: E-Mail-Archivierung ist nur für große Konzerne notwendig
Jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe, muss seine E-Mails ordnungsgemäß aufbewahren. Der Grund dafür ist einfach: Alle Unternehmen müssen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) beachten. Wenn per E-Mail Rechnungen, Verträge oder Angebote verschickt werden, dann sind diese geschäftsrelevant und müssen somit archiviert werden – genau wie eine Rechnung auf Papier.
2. Irrtum: E-Mail-Archivierung und Backups sind das Gleiche
Diese beiden Dinge sind eben nicht als gegenseitiger Ersatz geeignet, allerdings können sie sich sehr gut ergänzen. Ein Backup lässt sich zum Beispiel täglich oder wöchentlich erstellen. Falls Daten verlorengehen, können diese mit dem Backup wiederhergestellt werden, ohne dass es zu Problemen kommt. Allerdings werden alte Daten bei Backups immer wieder überschrieben, sodass es nicht als Archiv geeignet ist.
3. Irrtum: Datenschutz macht E-Mail-Archivierung unmöglich
Natürlich müssen auch beim Archivieren von E-Mails die Bestimmungen zum Datenschutz beachtet werden. Mit Hilfe von entsprechenden Regeln und Einstellungen ist das jedoch ohne Probleme möglich.
4. Irrtum: Es reicht aus, wenn Rechnungen archiviert werden
Laut der oben schon erwähnten GoBD müssen Unternehmen den gesamten Geschäftsprozess archivieren. Dazu gehören neben einer Rechnung auch andere relevante Nachrichten, in denen zum Beispiel Anfragen zu einem Angebot, Rücksprachen zu bestimmten Projekten oder Lieferbelege enthalten sind.
5. Irrtum: Ausgedruckte und abgelegte E-Mails sind als Archiv genug
Auch hier reicht ein Blick in die GoBD: Belege dürfen nur im Originalformat archiviert werden. Für E-Mails ist die digitale Archivierung deshalb verpflichtend, wobei auch angehängte Dateien im Original erhalten bleiben müssen.
6. Irrtum: Ein internes Archiv lässt sich ganz einfach erstellen
Grundsätzlich ist es natürlich möglich, interne Lösungen zu finden. Gerade in kleinen und mittelständischen Betrieben führt das jedoch meist zu einem sehr großen Aufwand. Neben der Sicherheit müssen die Verantwortlichen auch die Skalierbarkeit bedenken – in einigen Jahren kann schließlich deutlich mehr Speicher nötig sein. Außerdem muss das Archiv jederzeit zugänglich sein, sowohl für die eigenen Mitarbeiter als auch für externe Nutzer, beispielsweise im Rahmen einer Steuerprüfung. Dienstleister, die sich auf dieses Thema spezialisiert haben, sorgen deshalb oft dafür, dass ein umfangreiches Archiv für alle E-Mails nicht nur viele Funktionen bietet, sondern auch noch vergleichsweise günstig ist.