Die E-Mail-Archivierung ist in Deutschland bereits seit 2017 rechtlich vorgeschrieben. Basis dafür sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seit 2018 ist zudem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein wichtiger Faktor. Im Gegensatz zu den GoBD gilt die DSGVO überall in der EU. Zu guter Letzt spricht noch ein weiterer Faktor für eine sorgfältige E-Mail-Archivierung: Unternehmen können davon im Alltag profitieren.
Oft werden Dokumente einfach und schnell per E-Mail verschickt. Verträge, Angebote und Rechnungen – diese und viele weitere Dateien werden von den Mitarbeitern verschickt oder landen in deren Posteingang. Sollte eine E-Mail – aus Versehen oder absichtlich – gelöscht werden, kommt sie erst in den Papierkorb, aber dieser wird meist in bestimmten Intervallen ebenfalls gelöscht.
Oft fällt das erst auf, wenn es schon zu spät ist. Kommt es zum Beispiel zu einer rechtlichen Auseinandersetzung zwischen einem Lieferanten und dem eigenen Unternehmen, hilft die gelöschte E-Mail, in der alle Auftragsdetails zu finden waren, nicht weiter. Und falls das Finanzamt zu einer Steuerprüfung kommt und bestimmte E-Mails sehen möchte, kann es ebenfalls zu Problemen kommen.
Automatische E-Mail-Archivierung
Im Alltag ist ein Blick in das E-Mail-Archiv in vielen Situationen sinnvoll. Wird die Archivierung zudem ganz automatisch gesteuert, muss man sich als Verantwortlicher gar keine Gedanken mehr darüber machen.
So lassen sich Server entlasten, da ältere E-Mails im Archiv landen – oft sinken dadurch die Kosten für einzelne Postfächer, die von Cloud-Anbietern zur Verfügung gestellt werden.
Außerdem werden eventuelle Probleme bei der manuellen Archivierung umgangen. Falls die dabei erstellten Dateien beschädigt werden, können die Daten nämlich nicht unbedingt wiederhergestellt werden. Im schlimmsten Fall wird das Archiv als Datei sogar von unzufriedenen Mitarbeitern kopiert und an einen Wettbewerber geschickt. Mit einer automatischen E-Mail-Archivierung ist das dagegen unmöglich.
Fehler lassen sich leicht vermeiden
Insgesamt ist eine automatische Archivierung von E-Mails besonders deshalb sinnvoll, weil Fehler sich auf diese Weise sehr leicht vermeiden lassen. Alle E-Mails werden gespeichert, nachdem sie empfangen oder verschickt wurden – die Nutzer müssen dafür gar nichts tun.
Bei einer Archivlösung zudem in die Cloud ausgelagert, bietet das noch weitere Vorteile. Dieses Archiv kann immer wieder an die aktuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens angepasst werden. Außerdem landen die Daten bei guten Anbietern nicht nur an einem Ort. Solch eine Redundanz sorgt für weitere Sicherheit vor einem möglichen Datenverlust.
Wird eine solche Lösung hingegen intern umgesetzt, ist das oft mit recht hohen Kosten und einem enormen personellen Aufwand verbunden. Es wird schließlich nicht nur ein E-Mail-Archiv benötigt, sondern auch ein sorgfältig geplanter Schutz vor Viren und Spam. Die Kapazitäten der Mitarbeiter in der IT stoßen dabei schnell an Grenzen.