Rechnungen werden digitalisiert, Akten elektronisch archiviert, Teams arbeiten zusammen an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus: Das digitale Büro erobert den Mittelstand. Schon fast jedes zweite Unternehmen setzt nicht mehr nur auf Papier, sondern verwaltet seine Dokumente digital. Gegenüber 2017 ist das ein deutlicher Anstieg: Damals setzten noch 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM). So wird eine ganzheitliche Strategie bezeichnet, die das Erstellen, Bearbeiten und Speichern umfasst.
Dabei geht es nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent der Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden. Dazu kommen auch Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent). Das hat die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ergeben.
„ECM-Lösungen bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom. „Dadurch erhalten Unternehmen Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Es ist erfreulich, dass der Mittelstand den Weg in Richtung des digitalen Büros beschritten hat.“
Das digitale Büro kommt dabei zunehmend aus der Cloud. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente mittlerweile dort. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen („on premise“) betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück.
„Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind“, betont Britze. „Zudem bringt dieser Weg viele Vorteile mit sich: So werden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht: Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.“
Der komplette Studienbericht „Digital Office im Mittelstand“ wird am 22. Oktober veröffentlicht und ist ab diesem Tag unter www.bitkom.org abrufbar.