Mit Office 365 bietet Microsoft eine sehr umfangreiche Lösung, die für viele Unternehmen und andere Organisationen sehr attraktiv ist. Die verschiedenen Pakete bieten ein hohes Maß an Flexibilität, zudem gibt es eine Reihe von anderen Vorteilen. Der Schutz von Daten hat jedoch fünf wichtige Schwachstellen, die Nutzer kennen sollten. Diese lassen sich mit zusätzlichen Lösungen wie der Backup-Lösung von Skyfillers zum Glück ganz einfach beheben.
Probleme mit Richtlinien zur Datenaufbewahrung
Office 365-Kunden müssen die Richtlinien zur Aufbewahrung selbst verwalten. Falls diese Vorgaben nicht korrekt angegeben werden, gibt es kaum noch Möglichkeiten, um bereits gelöschte Daten wiederherzustellen. Falls sich also interne Vorgaben oder gesetzliche Rahmenbedingungen ändern, müssen die Verantwortlichen die entsprechenden Richtlinien rechtzeitig anpassen. Alle bis dahin bereits gelöschten Daten sind in der Regel jedoch unwiederbringlich verloren.
Versehentliches Löschen in Office 365
IT-Administratoren und andere Mitarbeiter löschen bei der täglichen Arbeit immer wieder E-Mails, Anhänge sowie Daten, die unter Onedrive oder Sharepoint gespeichert wurden. Das ist in der Regel durchaus sinnvoll, allerdings kennt wohl jeder Nutzer den Fall, dass man eine E-Mail dringend benötigt, die vor wenigen Tagen gelöscht wurde. Je länger das Löschen zurückliegt, desto komplizierter wird es – schließlich sind der Papierkorb oder der Ordner „Gelöschte Objekte“ oft so eingerichtet, dass der Inhalt nach einiger Zeit automatisch gelöscht wird, ein weiteres Archiv gibt es jedoch nicht.
Interne und externe Sicherheitsbedrohungen
Abgesehen von gelöschten E-Mails, die zum beruflichen Alltag gehören, kann es auch sein, dass gekündigte oder verärgerte Mitarbeiter wichtige Daten mutwillig löschen. Zudem gibt es immer neue Formen von Malware und anderen Bedrohungen per E-Mail, gegen die es zum Teil kaum einen Schutz gibt. Eine Wiederherstellung von Daten allein auf der Basis der Ressourcen, die unter Office 365 verfügbar sind, ist jedoch kaum möglich.
Rechtliche Fragen und Compliance
Datenverluste können für ein Unternehmen sehr ärgerlich sein, obwohl sich die tatsächlichen Kosten dafür in Grenzen halten. Wenn es allerdings um Daten geht, für die gesetzliche Auflagen – zum Beispiel die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU – oder Compliance-Anforderungen gelten, sind die Folgen oft deutlich schlimmer. Diese reichen von Bußgeldern für das Unternehmen über einen nachhaltigen Imageschaden bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen für Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder.
Migration von lokalen Office-Installationen
Wenn Unternehmen von ihren bisherigen lokalen Microsoft Office-Anwendungen zu einer cloudbasierten Office 365-Lösung wechseln, muss in der Regel auch die Backuplösung angepasst werden. Oft sind beide Varianten nicht miteinander kompatibel, sodass die früher gesicherten Daten nicht in der neuen Umgebung wiederhergestellt werden können.
Beratung im Einzelfall wichtig
Bei den oben genannten Punkten geht es oft um spezielle Fälle, die nicht für jedes Unternehmen relevant sind. Trotzdem ist es wichtig, sich vor der Entscheidung für Office 365 Gedanken über diese Aspekte zu machen. Falls es nötig ist, lassen sich dann – zusammen mit einem spezialisierten Dienstleister – die entsprechenden Lösungen finden.