Seit mehr als 15 Jahren setzen wir bei Skyfillers auf innovative IT-Lösungen, mit denen unsere Kunden von den Vorteilen der Cloud profitieren. In unseren Case Studies stellen wir die individuellen Anforderungen unserer Kunden vor und zeigen Ihnen, wie wir solche Herausforderungen meistern.
Der Kunde
Elbkind ist eine im Jahr 2008 gegründete Kommunikationsagentur mit Sitz in Hamburg, Berlin und Stuttgart. Die Arbeit der inhabergeführten Agentur ist digital getrieben, löst Gespräche aus, stößt Empfehlungen an und sorgt für Aufmerksamkeit. Die mehr als 140 Mitarbeiter von elbkind führen ihre Kunden kompetent und bodenständig durch das digitale Dickicht und stehen ihnen kontinuierlich zur Seite.
Das Ziel
Unser Partner IM Solution aus Hamburg brachte uns mit elbkind in Kontakt, da dort ein Kerio-Mailserver durch Office 365 Exchange Online ersetzt werden sollte. Neben der Migration sollten zugleich eine E-Mail-Verschlüsselung mit Hilfe von S/MIME-Zertifikaten sowie eine rechtssichere Archivierung von E-Mails in der neuen Lösung eingebunden werden. Besonders wichtig war zudem die Vorgabe, dass trotz der komplexen Migration sämtliche Daten der Nutzer erhalten bleiben sollten.
Die Lösung
Über das Controlpanel von Skyfillers erhielten die IT-Verantwortlichen von elbkind die Möglichkeit, Spam- und Virenfilter, E-Mail-Verschlüsselung und -Archivierung sowie die Handhabung aller Zertifikate (S/MIME und PGP) mit einer einzigen Oberfläche zu verwalten. Für die Migration selbst wurde zunächst ein Konzept erarbeitet, um die Übertragung der E-Mail-Daten zu skizzieren und den genauen Ablauf sowie für die Techniker als auch die einzelnen Nutzer bei elbkind festzulegen.
Im Rahmen einer mehrstufigen Migration zu Office 365 nutzten die Mitarbeiter zeitweise beide Mailplattformen, bis sämtliche Daten schließlich übertragen waren. Eine so durchgeführte Migration bietet den Vorteil, dass ganz leicht getestet werden kann, ob die Daten tatsächlich vollständig auf die neue Plattform übertragen wurde. Zudem ist es bei einer größeren Zahl von Nutzern relativ einfach, den Wechsel nach Abteilungen, Etagen oder Standorten aufzuteilen. Solch ein fließender Übergang dauert zwar etwas länger als eine Umstellung zu einem festen Zeitpunkt, sorgt jedoch bei den einzelnen Nutzern in der täglichen Arbeit für deutlich weniger Probleme.
Das Fazit
„Der Wechseln von Kerio zu Office 365 war bei weitem keine Standardmigration“, sagt Steffan Röpke, Geschäftsführer von Skyfillers und Projektverantwortlicher für den kompletten Ablauf. „Wir mussten diverse Vorkehrungen treffen sowie Limits und Session Timeouts erhöhen, bevor die Migration mit IMAP per SSL zu Office 365 Exchange Online übertragen werden konnte. Durch mehrere Batches ist es so möglich, die Daten auf beiden Seiten stets aktuell zu halten. Zudem haben wir die Verwaltung der Office 365-Lizenzen für elbkind übernommen, sodass es kein Hin und Her zwischen verschiedenen Anbietern gab.“
Alles in allem hat sich hier wieder einmal gezeigt, dass es keine „normale“ Migration gebe, erläutert Steffan Röpke. „Egal, ob ein Unternehmen zehn Nutzer oder 5000 Mitarbeiter hat – jede E-Mail-Infrastruktur ist anders. Eine Migration zu einem neuen Anbieter ist deshalb immer ein individuelles Projekt.“