Seit Monaten sorgt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bereits für Gesprächsstoff. Verantwortliche in Unternehmen sollten sich zum Beispiel im Zuge der Datenarchivierung über die entsprechenden Vorschriften Gedanken machen. Wie lassen sich Daten von EU-Bürgern erfassen, übertragen oder verarbeiten, ohne die Regelungen der DSGVO zu verletzen?
Selbst für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist die Zunahme von Daten ein wachsendes Problem. Oft werden wichtige Informationen in unterschiedlichen Systemen gespeichert, was die Suche sehr kompliziert macht. Darüber hinaus sind die Richtlinien zur Datenarchivierung komplex und nicht sehr konkret. Im Alltag lohnt es sich daher, möglichst einfache Methoden zu nutzen, die zudem ein hohes Maß an Sicherheit bieten.
Wirtschaftlicher Mehrwert der Datenarchivierung
Neben den rechtlichen Vorgaben sollten Verantwortliche in KMUs auch an den wirtschaftlichen Nutzen denken, den die sorgfältige Archivierung von Daten bieten kann. Wenn Mitarbeiter die nötigen Informationen schnell finden, ist das durchaus ein Vorteil im Wettbewerb. Darüber hinaus lassen sich unnötige Datenverluste leicht vermeiden – egal, ob diese durch kriminelle Angriffe oder das Versagen eigener Hardware verursacht werden.
Eine Anforderung ist dabei im Zuge der DSGVO noch wichtiger als zuvor geworden. Der Datenschutz wird mit der Verordnung deutlich gestärkt, Informationen sollten also nur für die Personen zugänglich sein, die damit arbeiten müssen. Bei Bedarf – oder auf Anforderung durch die Betroffenen – muss es zudem möglich sein, die entsprechenden Daten komplett zu löschen.
Mit Hilfe von modernen Systemen für die Archivierung und das Informationsmanagement lassen sich all diese Anforderungen erfüllen. Sehr unterschiedliche Arten von Dokumenten – von der E-Mail über Word- und Excel-Dateien bis hin zu ganzen Datenbanken – werden auf diese Weise manipulations- und rechtssicher aufbewahrt. Dank der Speicherung in Standardformaten lassen sich die Daten zudem bei Bedarf jederzeit übertragen.
Datenaustausch leicht gemacht
Neben der Speicherung sollten IT-Verantwortliche auch über den Austausch von Daten nachdenken. Mit Blick auf die DSGVO ist der sogenannte Managed File Transfer (MFT) eine perfekte Alternative zu vielen bestehenden Lösungen. In der Verordnung gilt die Übertragung von Daten nämlich als Verarbeitung. Im Bedarfsfall müssen den Behörden also entsprechende Protokolle vorgelegt werden.
Um Mitarbeitern den Versand von Dateien in beliebiger Größe zu ermöglichen, nutzen deshalb immer mehr Unternehmen entsprechende Dienste auf selbst gehosteten Servern oder in einer Private Cloud. Dadurch werden Mailserver entlastet, während die Daten sowohl bei der Übertragung als auch auf dem Server jederzeit geschützt bleiben.
Darüber hinaus können Administratoren ein Ablaufdatum für Daten festlegen, sodass der Server nicht zu einer weiteren Ablage umfunktioniert wird. Firmen erhalten somit eine Plattform für den Austausch von Daten innerhalb des Unternehmens, externe Teilnehmer können ebenfalls auf entsprechende Bereiche zugreifen und dort Informationen einsehen oder Daten speichern. Für diese und weitere Funktionen ist es mit MFT-Lösungen zudem ganz einfach, Protokolle zu erstellen und zugleich die DSGVO-Vorgaben zum Datenschutz zu erfüllen.
Natürlich erfordert der Aufbau von entsprechenden Lösungen ein umfangreiches Fachwissen der IT-Abteilung. Gerade für KMUs ist es deshalb sinnvoll, sich an IT-Dienstleistern zu wenden, die solche Lösungen aufbauen und warten. Die eigenen Mitarbeiter können sich dann auf interne Integration sowie die Unterstützung der eigenen Kollegen bei der täglichen Arbeit konzentrieren.