Schon seit 2017 ist die Archivierung von E-Mails in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Als Grundlage dafür gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Ab Mai 2018 sollte in diesem Zusammenhang auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bedacht werden. Anders als die GoBD gilt die DSGVO in der gesamten Europäischen Union. Und schließlich gibt es noch einen weiteren guten Grund für die Archivierung von E-Mails: Fast alle Unternehmen profitieren davon im Alltag.
Viele Dokumente werden im Alltag per E-Mail verschickt. Angebote, Vertragsunterlagen oder Rechnungen – all das und mehr landet im Posteingang der Mitarbeiter oder wird von diesen verschickt. Wenn eine E-Mail – absichtlich oder aus Versehen – gelöscht wird, landet diese zwar zunächst im Papierkorb, dieser wird jedoch oft in bestimmten Intervallen geleert.
Meistens fällt das jedoch erst dann auf, wenn es zu spät ist. Falls es zum Beispiel zu einem Rechtsstreit mit einem Lieferanten kommt, kann man sich nicht auf eine gelöschte E-Mail mit Details zu einem Auftrag berufen. Und wenn ein Finanzbeamter im Rahmen einer Steuerprüfung nach bestimmten E-Mails fragt, ist das ebenfalls ein Problem.
Automatische Archivierung von E-Mails
Im täglichen Betrieb gibt es viele Situationen, in denen der Blick in das E-Mail-Archiv sinnvoll ist. Wenn die Archivierung von E-Mails dann auch noch automatisch abläuft, müssen sich die Verantwortlichen überhaupt keine Sorgen mehr machen.
So werden zum Beispiel die Server entlastet, wenn ältere E-Mails in ein Archiv ausgelagert werden. Weniger Speicherplatz pro Postfach sorgt bei vielen Cloud-Anbietern für geringere Kosten.
Darüber hinaus lassen sich mögliche Probleme mit einer manuellen Archivierung, zum Beispiel mit Hilfe von PST-Dateien in Outlook, vermeiden. Werden diese Dateien beschädigt, sind die darin enthaltenen Daten meist unwiederbringlich verloren. Schlimmstenfalls könnten solche Dateien sogar von unzufriedenen Mitarbeitern an Wettbewerber verschickt oder komplett gelöscht werden. Bei einem automatischen Archiv ist das hingegen nicht möglich.
Fehler einfach vermeiden
Alles in allem ist die automatische Archivierung von E-Mails vor allem deshalb sinnvoll, weil sich dadurch Fehler ganz leicht vermeiden lassen. Sämtliche E-Mails werden so gespeichert, wie sie geschrieben wurden. Zudem landen sie im Archiv, sobald sie empfangen oder verschickt worden sind – einzelne Nutzer im Unternehmen müssen also nichts machen.
Bei einer Archivlösung in der Cloud gibt es zudem weitere Vorteile. Solch ein Archiv lässt sich jederzeit an die Größe und die übrigen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Zudem werden Daten bei hochwertigen Anbietern an verschiedenen Orten gespeichert. Diese Redundanz sorgt dafür, dass Verantwortliche keine Bedenken vor dem Verlust ihrer Daten haben müssen.
Intern lässt sich eine entsprechende Lösung zwar ebenfalls aufbauen, das ist jedoch mit relativ hohen Kosten und vor allem einem großen zeitlichen Aufwand verbunden. Neben dem E-Mail-Archiv ist schließlich ein gut strukturierter Schutz vor Spam und Viren notwendig, sodass die Kapazitäten der eigenen IT-Abteilung schnell an ihre Grenzen stoßen. Bei einem Vergleich interner Lösungen mit cloudbasierten Angeboten zeigt sich somit schnell, dass sich das Auslagern der dazugehörigen Leistungen lohnt.