1. Schritt: IT-Kosten transparent machen
Zunächst geht es vor allem darum, eine transparente Übersicht über die IT Kosten im Unternehmen zu erstellen. Dabei geht es zum Beispiel um diese Frage:
- Wie hoch sind die laufenden Kosten für die IT, unter anderem für Lizenzen, Wartungsverträge oder Gehälter?
- Welche Ausgaben fallen nur einmalig an, etwa im Rahmen von Innovationsprojekten?
- Führen einmalige Kosten in der Folge zu geringeren laufenden Kosten oder entstehen dadurch neue Verpflichtungen?
Auf den ersten Blick wirkt dieser Schritt fast selbstverständlich. In der Praxis ist es jedoch oft so, dass zumindest Teile der Ausgaben in verschiedenen Abteilungen oder Filialen anfallen. Deshalb ist es oft nicht leicht, eine wirklich transparente Übersicht der IT Kosten zu erstellen. Um bei den nächsten Schritten keine teuren Fehler zu machen, lohnt es sich, zunächst einmal für Transparenz zu sorgen. Die entsprechenden Daten sollten später natürlich laufend aktualisiert werden.
Hintergrund: Welche Ausgaben gehören zu den IT-Kosten?
Es gibt eine ganze Reihe von typischen IT Kosten, zum Beispiel für die Entwicklung von Software, die Wartung von Servern oder die Einrichtung von IT-Arbeitsplätzen. Darüber hinaus fallen oft weitere Ausgaben an. Bestimmte Abteilungen benötigen etwa Software-Abos, die nur für einige Mitarbeiter wichtig sind. In anderen Fällen sind IT-Leistungen sogar in Produkte des Unternehmens integriert.
Alles in allem sind die Übergänge oft fließend, eine genaue Abgrenzung ist nicht einfach. Verantwortliche in Unternehmen sollten deshalb das Ziel haben, eine genaue Übersicht zu erstellen und die nötigen Ausgaben für die IT zu steuern. So lässt sich das Budget im nächsten Schritt optimieren. Frei gewordene Mittel stehen für innovative Lösungen und Projekte zur Verfügung.
2. Schritt: Einsparpotenziale aufdecken
Beim Versuch, die Ausgaben für die unterschiedlichen Bereiche der IT zu reduzieren, müssen mehrere Faktoren betrachtet werden. Zum einen geht es darum, die IT Kosten so zu senken, dass Aspekte wie Qualität oder Sicherheit nicht negativ beeinflusst werden. Zum anderen ist es wichtig, die vorhandenen Systeme im Zusammenhang mit den täglichen Prozessen im Unternehmen zu analysieren. Kurz gesagt: Einsparungen an einer Stelle sollten nicht dazu führen, dass die Produktivität allgemein sinkt. Wie zufrieden die Mitarbeiter sind, spielt ebenfalls eine große Rolle. Besonders die Kollegen, die täglich am oder mit dem Computer arbeiten, sollten genau die Werkzeuge zur Verfügung haben, die sie perfekt unterstützen.
3. Schritt: IT-Outsourcing zielgerichtet einsetzen
Für die meisten Unternehmen gehören Planung und Betrieb von IT-Lösungen nicht zum Kerngeschäft. Trotzdem setzen viele Verantwortliche noch immer darauf, möglichst viele Aufgaben vor Ort zu übernehmen. In der Praxis ist das jedoch nur selten sinnvoll. Natürlich sind gewisse Fachkenntnisse im eigenen Unternehmen notwendig. Die eigenen Mitarbeiter haben schließlich die besten Voraussetzungen, um für mehr Transparenz bei den Kosten zu sorgen. Zudem können sie sehr gut beurteilen, welche Auswirkungen neue Abläufe oder Prozesse haben. Auch für individuelle Lösungen lassen sich interne Kapazitäten nutzen.
Darüber hinaus können jedoch in vielen Fällen die IT Kosten sinken, wenn Routine-Aufgaben ausgelagert werden. Externe Dienstleister kümmern sich etwa um den Betrieb von Servern und Software. Vor allem mit Hilfe von Virtualisierung lassen sich heute Strukturen aufbauen, die deutlich mehr als die interne IT-Architektur leisten und trotzdem günstiger sind. Weitere Vorteile beim Outsourcing: Die monatlichen Kosten stehen fest, Unternehmen arbeiten jederzeit mit aktueller Hard- und Software, auch um die Sicherheit von sensiblen Daten müssen sich die Verantwortlichen keine Sorgen mehr machen.
Fazit: Maßgeschneiderte IT
für niedrige Kosten
Die IT kostet Geld – genau wie jedes andere Werkzeug. Ähnlich wie ein Handwerker sich bei der Arbeit nur auf die besten Werkzeuge verlässt, geht es bei der IT darum, die perfekte Lösung zu finden. Dabei spielen viele Faktoren eine Rolle. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern ist deshalb sinnvoll – und führt in den meisten Fällen zu maßgeschneiderten Lösungen, die für zufriedene Mitarbeiter, höhere Produktivität und vor allem mehr Umsatz sorgen.
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