{"id":4172,"date":"2024-08-22T07:16:00","date_gmt":"2024-08-22T05:16:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.skyfillers.com\/blog\/?p=4172"},"modified":"2024-09-10T18:13:51","modified_gmt":"2024-09-10T16:13:51","slug":"pflicht-zur-e-mail-archivierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/skyfillers.com\/blog\/2024\/08\/22\/pflicht-zur-e-mail-archivierung\/","title":{"rendered":"Pflicht zur E-Mail-Archivierung \u2013 5 wichtige Fakten"},"content":{"rendered":"\n<p>Bereits seit einigen Jahren gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Mail-Archivierung. In zahlreichen Unternehmen besch\u00e4ftigen sich die Verantwortlichen aber trotzdem kaum oder gar nicht mit diesem <a href=\"https:\/\/www.skyfillers.com\/blog\/2019\/12\/19\/e-mail-archivierung-besonders-wichtig\/\">wichtigen Thema<\/a>. An dieser Stelle haben wir daher die f\u00fcnf wichtigsten Fakten rund um die Pflicht zur E-Mail-Archivierung zusammengestellt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fakt 1: Nicht nur gro\u00dfe Konzerne sind betroffen<\/h2>\n\n\n\n<p>Unabh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens m\u00fcssen E-Mails in der Regel ordnungsgem\u00e4\u00df aufbewahrt werden. Der Grund daf\u00fcr findet sich in den \u201eGrunds\u00e4tzen zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern\u201c (<a href=\"https:\/\/www.bundesfinanzministerium.de\/Content\/DE\/Downloads\/BMF_Schreiben\/Weitere_Steuerthemen\/Abgabenordnung\/2019-11-28-GoBD.html\" target=\"_blank\" aria-label=\"undefined (opens in a new tab)\" rel=\"noreferrer noopener\">GoBD<\/a>). Die darin enthaltenen Vorschriften gelten f\u00fcr alle Firmen, unabh\u00e4ngig von der H\u00f6he des Umsatzes oder der Anzahl der Mitarbeiter. Falls in einem Unternehmen also Vertr\u00e4ge, Rechnungen oder Angebote per E-Mail versendet werden, dann gelten diese E-Mails als relevant f\u00fcr das Gesch\u00e4ft. Genau wie eine Rechnung in Papierform m\u00fcssen sie somit im Archiv landen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fakt 2: Backups ersetzen das Archiv nicht<\/h2>\n\n\n\n<p>Wer regelm\u00e4\u00dfig Backups vornimmt, sorgt zwar f\u00fcr ein hohes Ma\u00df an IT-Sicherheit. Um die Pflicht zur E-Mail-Archivierung zu erf\u00fcllen, reichen Backups jedoch nicht aus. Zum einen werden selbst bei regelm\u00e4\u00dfigen Backups die E-Mails nur t\u00e4glich oder w\u00f6chentlich im Nachhinein gesichert, es fehlen also einige aktuelle E-Mails in der Sicherungskopie. Zum anderen werden alte Daten bei Backups oft \u00fcberschrieben. Diese werden in der Regel nicht mehr ben\u00f6tigt, da nur die aktuellen Daten gesichert werden m\u00fcssen. Die Funktionsweise von einem Archiv ist jedoch grundlegend anders \u2013&nbsp;das liegt schon in der Natur der Sache.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fakt 3: Datenschutz und Pflicht zur E-Mail-Archivierung widersprechen sich<\/h2>\n\n\n\n<p>Nat\u00fcrlich gibt es gewisse H\u00fcrden, die man hier beachten sollte. Allerdings lassen sich mit Hilfe der entsprechenden Software die Regeln und Einstellungen meistens ganz leicht anpassen. Auf diese Weise werden alle relevanten Punkte rund um den Datenschutz beachtet und zugleich die E-Mails gem\u00e4\u00df der rechtlichen Anforderungen archiviert.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fakt 4: Rechnungen und Co. lassen sich auch einfach ausdrucken<\/h2>\n\n\n\n<p>Oben wurden schon die GoBD angesprochen. Diese besagen, dass Unternehmen ihren gesamten Gesch\u00e4ftsprozess archivieren m\u00fcssen. Dazu z\u00e4hlen neben einer Rechnung auch noch weitere relevante Informationen, zum Beispiel Anfragen, die sich auf ein Angebot beziehen, Lieferbelege oder R\u00fccksprachen zu bestimmten Projekten. Zudem d\u00fcrfen die Belege laut der GoBD nur im Originalformat archiviert werden. Wenn die Informationen also per E-Mail ausgetauscht wurden, dann m\u00fcssen diese auch digital archiviert werden. Dabei m\u00fcssen nat\u00fcrlich auch die angeh\u00e4ngten Dateien im Original erhalten bleiben.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fakt 5: Interne Archive sind komplex<\/h2>\n\n\n\n<p>Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Unternehmen eine interne L\u00f6sung erstellen. Allerdings f\u00fchrt das vor allem in kleinen und mittelst\u00e4ndischen Unternehmen in der Regel zu einem enormen Aufwand. Daf\u00fcr fehlen jedoch meist die Kapazit\u00e4ten, schlie\u00dflich ist das Kerngesch\u00e4ft viel wichtiger. Dar\u00fcber hinaus spielt die Skalierbarkeit eine gro\u00dfe Rolle. Falls in einigen Jahren der ben\u00f6tigte Speicherplatz deutlich gr\u00f6\u00dfer ist, sollte das keine Probleme verursachen.<\/p>\n\n\n\n<p>Abgesehen von der ben\u00f6tigten Hardware muss auch der Zugang geregelt werden. Das Archiv sollte sowohl f\u00fcr die eigenen Kollegen als auch f\u00fcr externe Nutzer jederzeit leicht erreichbar sein. Das ist zum Beispiel bei einer Steuerpr\u00fcfung n\u00f6tig, die fr\u00fcher oder sp\u00e4ter in jedem Unternehmen vorgenommen wird.<\/p>\n\n\n\n<p>All diese Aspekte lassen sich mit Hilfe von L\u00f6sungen realisieren, die <a href=\"https:\/\/www.skyfillers.com\/de\/e-mail-archivierung.html\" target=\"_blank\" aria-label=\"undefined (opens in a new tab)\" rel=\"noreferrer noopener\">Dienstleister wie Skyfillers<\/a> im Angebot haben. Zudem sind solche L\u00f6sungen in der Regel wesentlich g\u00fcnstiger als eine interne L\u00f6sung, die nicht nur bei der Einrichtung, sondern auch im laufenden Betrieb personelle und finanzielle Ressourcen erfordert.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Bereits seit einigen Jahren gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Mail-Archivierung. In zahlreichen Unternehmen besch\u00e4ftigen sich die Verantwortlichen aber trotzdem kaum oder gar nicht mit diesem wichtigen Thema. An dieser Stelle haben wir daher die f\u00fcnf wichtigsten Fakten rund um die Pflicht zur E-Mail-Archivierung zusammengestellt. 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