{"id":3993,"date":"2025-02-13T09:06:00","date_gmt":"2025-02-13T08:06:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.skyfillers.com\/blog\/?p=3993"},"modified":"2025-02-17T13:32:56","modified_gmt":"2025-02-17T12:32:56","slug":"6-irrtuemer-e-mail-archivierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/skyfillers.com\/blog\/2025\/02\/13\/6-irrtuemer-e-mail-archivierung\/","title":{"rendered":"6 h\u00e4ufige Irrt\u00fcmer rund um die E-Mail-Archivierung"},"content":{"rendered":"\n

Die E-Mail-Archivierung<\/a> ist schon seit einigen Jahren Pflicht \u2013 trotzdem besch\u00e4ftigen sich die Verantwortlichen in vielen Unternehmen nur sehr z\u00f6gerlich mit diesem Thema. Hier haben wir deshalb sechs h\u00e4ufige Irrt\u00fcmer zusammengestellt, denen wir immer wieder begegnen.<\/p>\n\n\n\n

1. Irrtum: E-Mail-Archivierung ist nur f\u00fcr gro\u00dfe Konzerne notwendig<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Jedes Unternehmen, unabh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe, muss seine E-Mails ordnungsgem\u00e4\u00df aufbewahren. Der Grund daf\u00fcr ist einfach: Alle Unternehmen m\u00fcssen die Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern (GoBD) beachten. Wenn per E-Mail Rechnungen, Vertr\u00e4ge oder Angebote verschickt werden, dann sind diese gesch\u00e4ftsrelevant und m\u00fcssen somit archiviert werden \u2013 genau wie eine Rechnung auf Papier.<\/p>\n\n\n\n

2. Irrtum: E-Mail-Archivierung und Backups sind das Gleiche<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Diese beiden Dinge sind eben nicht als gegenseitiger Ersatz geeignet, allerdings k\u00f6nnen sie sich sehr gut erg\u00e4nzen. Ein Backup l\u00e4sst sich zum Beispiel t\u00e4glich oder w\u00f6chentlich erstellen. Falls Daten verlorengehen, k\u00f6nnen diese mit dem Backup wiederhergestellt werden, ohne dass es zu Problemen kommt. Allerdings werden alte Daten bei Backups immer wieder \u00fcberschrieben, sodass es nicht als Archiv geeignet ist.<\/p>\n\n\n\n

3. Irrtum: Datenschutz macht E-Mail-Archivierung unm\u00f6glich<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Nat\u00fcrlich m\u00fcssen auch beim Archivieren von E-Mails die Bestimmungen zum Datenschutz beachtet werden. Mit Hilfe von entsprechenden Regeln und Einstellungen ist das jedoch ohne Probleme m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

4. Irrtum: Es reicht aus, wenn Rechnungen archiviert werden<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Laut der oben schon erw\u00e4hnten GoBD m\u00fcssen Unternehmen den gesamten Gesch\u00e4ftsprozess archivieren. Dazu geh\u00f6ren neben einer Rechnung auch andere relevante Nachrichten, in denen zum Beispiel Anfragen zu einem Angebot, R\u00fccksprachen zu bestimmten Projekten oder Lieferbelege enthalten sind.<\/p>\n\n\n\n

5. Irrtum: Ausgedruckte und abgelegte E-Mails sind als Archiv genug<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Auch hier reicht ein Blick in die GoBD: Belege d\u00fcrfen nur im Originalformat archiviert werden. F\u00fcr E-Mails ist die digitale Archivierung deshalb verpflichtend, wobei auch angeh\u00e4ngte Dateien im Original erhalten bleiben m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

6. Irrtum: Ein internes Archiv l\u00e4sst sich ganz einfach erstellen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Grunds\u00e4tzlich ist es nat\u00fcrlich m\u00f6glich, interne L\u00f6sungen zu finden. Gerade in kleinen und mittelst\u00e4ndischen Betrieben f\u00fchrt das jedoch meist zu einem sehr gro\u00dfen Aufwand. Neben der Sicherheit m\u00fcssen die Verantwortlichen auch die Skalierbarkeit bedenken \u2013 in einigen Jahren kann schlie\u00dflich deutlich mehr Speicher n\u00f6tig sein. Au\u00dferdem muss das Archiv jederzeit zug\u00e4nglich sein, sowohl f\u00fcr die eigenen Mitarbeiter als auch f\u00fcr externe Nutzer, beispielsweise im Rahmen einer Steuerpr\u00fcfung. Dienstleister<\/a>, die sich auf dieses Thema spezialisiert haben, sorgen deshalb oft daf\u00fcr, dass ein umfangreiches Archiv f\u00fcr alle E-Mails nicht nur viele Funktionen bietet, sondern auch noch vergleichsweise g\u00fcnstig ist.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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