{"id":3967,"date":"2019-12-19T19:17:16","date_gmt":"2019-12-19T18:17:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.skyfillers.com\/blog\/?p=3967"},"modified":"2019-12-19T21:37:12","modified_gmt":"2019-12-19T20:37:12","slug":"e-mail-archivierung-besonders-wichtig","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/skyfillers.com\/blog\/2019\/12\/19\/e-mail-archivierung-besonders-wichtig\/","title":{"rendered":"E-Mail-Archivierung \u2013 das ist besonders wichtig"},"content":{"rendered":"\n<p>Die E-Mail-Archivierung ist in Deutschland bereits seit 2017 rechtlich vorgeschrieben. Basis daf\u00fcr sind die Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (<a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.bundesfinanzministerium.de\/Content\/DE\/Downloads\/BMF_Schreiben\/Weitere_Steuerthemen\/Abgabenordnung\/Datenzugriff_GDPdU\/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile\" target=\"_blank\">GoBD<\/a>). Seit 2018 ist zudem die <a href=\"https:\/\/www.skyfillers.com\/blog\/2019\/07\/08\/hosting-in-der-cloud-dsgvo\/\">Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)<\/a> ein wichtiger Faktor. Im Gegensatz zu den GoBD gilt die DSGVO \u00fcberall in der EU. Zu guter Letzt\u00a0spricht noch ein weiterer Faktor f\u00fcr eine sorgf\u00e4ltige E-Mail-Archivierung: Unternehmen k\u00f6nnen davon im Alltag profitieren.<\/p>\n\n\n\n<p>Oft werden Dokumente einfach und schnell per E-Mail verschickt. Vertr\u00e4ge, Angebote und Rechnungen \u2013&nbsp;diese und viele weitere Dateien werden von den Mitarbeitern verschickt oder landen in deren Posteingang. Sollte eine E-Mail \u2013&nbsp;aus Versehen oder absichtlich \u2013&nbsp;gel\u00f6scht werden, kommt sie erst in den Papierkorb, aber dieser wird meist in bestimmten Intervallen ebenfalls gel\u00f6scht.<\/p>\n\n\n\n<p>Oft f\u00e4llt das erst auf, wenn es schon zu sp\u00e4t ist. Kommt es zum Beispiel zu einer rechtlichen Auseinandersetzung zwischen einem Lieferanten und dem eigenen Unternehmen, hilft die gel\u00f6schte E-Mail, in der alle Auftragsdetails zu finden waren, nicht weiter. Und falls das Finanzamt zu einer Steuerpr\u00fcfung kommt und bestimmte E-Mails sehen m\u00f6chte, kann es ebenfalls zu Problemen kommen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Automatische E-Mail-Archivierung<\/h3>\n\n\n\n<p>Im Alltag ist ein Blick in das E-Mail-Archiv in vielen Situationen sinnvoll. Wird die Archivierung zudem ganz automatisch gesteuert, muss man sich als Verantwortlicher gar keine Gedanken mehr dar\u00fcber machen.<\/p>\n\n\n\n<p>So lassen sich Server entlasten, da \u00e4ltere E-Mails im Archiv landen \u2013&nbsp;oft sinken dadurch die Kosten f\u00fcr einzelne Postf\u00e4cher, die von Cloud-Anbietern zur Verf\u00fcgung gestellt werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Au\u00dferdem werden eventuelle Probleme bei der manuellen Archivierung umgangen. Falls die dabei erstellten Dateien besch\u00e4digt werden, k\u00f6nnen die Daten n\u00e4mlich nicht unbedingt wiederhergestellt werden. Im schlimmsten Fall wird das Archiv als Datei sogar von unzufriedenen Mitarbeitern kopiert und an einen Wettbewerber geschickt. Mit einer automatischen E-Mail-Archivierung ist das dagegen unm\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Fehler lassen sich leicht vermeiden<\/h3>\n\n\n\n<p>Insgesamt ist eine automatische Archivierung von E-Mails besonders deshalb sinnvoll, weil Fehler sich auf diese Weise sehr leicht vermeiden lassen. Alle E-Mails werden gespeichert, nachdem sie empfangen oder verschickt wurden \u2013&nbsp;die Nutzer m\u00fcssen daf\u00fcr gar nichts tun.<\/p>\n\n\n\n<p>Bei einer Archivl\u00f6sung zudem in die Cloud ausgelagert, bietet das noch weitere Vorteile. Dieses Archiv kann immer wieder an die aktuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens angepasst werden. Au\u00dferdem landen die Daten bei guten Anbietern nicht nur an einem Ort. Solch eine Redundanz sorgt f\u00fcr weitere Sicherheit vor einem m\u00f6glichen Datenverlust.<\/p>\n\n\n\n<p>Wird eine solche L\u00f6sung hingegen intern umgesetzt, ist das oft mit recht hohen Kosten und einem enormen personellen Aufwand verbunden. Es wird schlie\u00dflich nicht nur ein E-Mail-Archiv ben\u00f6tigt, sondern auch ein sorgf\u00e4ltig geplanter Schutz vor Viren und Spam. Die Kapazit\u00e4ten der Mitarbeiter in der IT sto\u00dfen dabei schnell an Grenzen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die E-Mail-Archivierung ist in Deutschland bereits seit 2017 rechtlich vorgeschrieben. Basis daf\u00fcr sind die Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seit 2018 ist zudem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein wichtiger Faktor. Im Gegensatz zu den GoBD gilt die DSGVO \u00fcberall in der EU. 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